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Was gehört eigentlich in eine E-Mail Signatur?

E-Mail Signatur – Was gehört dazu?

Im Zeitalter der Digitalisierung werden schriftliche Konversationen nicht mehr klassisch über den Postweg abgebildet, sondern finden häufig per E-Mail statt. Die Regeln der Kommunikation und der Aufbau geschäftlicher Briefe ist geläufig, doch es gibt ebenso feste Regeln, die für den digitalen Schriftverkehr gelten. 

Mit AGRARMONITOR können jegliche Belege digital versendet werden und der Briefkopf ist dabei schon integriert. Der Versand aus der Betriebsführungssoftware funktioniert per E-Mail und diese kann mit festen Textbausteinen versehen werden.

Wichtig ist dabei jedoch nicht nur die korrekte Ansprache des Empfängers sondern auch die Signatur. Dabei stellt sich allerdings die Frage – was gehört alles in die Signatur? Dies hängt von der Rechtsform des Unternehmens ab. 

 

Einige Beispiele:

EinzelkaufleuteOHG und KG
AGRAR Musterbetrieb, e.Kfr.
Gersten-Feld 1
12345 Ackershausen
Registergericht: Amtsgericht Ackershausen,
HRA 123456789
AGRAR Musterbetrieb OHG / KG
Gersten-Feld 1
12345 Ackershausen
Registergericht: Amtsgericht Ackershausen,
HRA 123456789
GmbH und UGAG
AGRAR Musterbetrieb GmbH 
Sitz der Gesellschaft: Ackershausen
Registergericht: Amtsgericht Ackershausen,
HRA 123456789
Geschäftsführer: Max Mustermann
Aufsichtsratsvorsitzender: Max Mustermann
AGRAR Musterbetrieb GmbH 
Sitz der Gesellschaft: Ackershausen
Registergericht: Amtsgericht Ackershausen,
HRA 123456789
Vorstandsmitglieder: Max Mustermann
Vorstandsvorsitzender: Max Mustermann
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Max Mustermann
Genossenschaft
AGRAR Musterbetrieb Gen 
Sitz der Gesellschaft: Ackershausen
Registergericht: Amtsgericht Ackershausen,
HRA 123456789
Vorstandsmitglieder: Max Mustermann
Vorstandsvorsitzender: Max Mustermann
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Max Mustermann

Was gehört noch dazu?

Neben den rechtlich vorgeschriebenen Angaben empfiehlt es sich der Signatur auch eine persönliche Note zu verleihen. 


Zusätzlich zum klassischen Schluss “Mit freundlichen Grüßen” sollte der Name des Absenders natürlich nicht fehlen. Damit der Empfänger der E-Mail auch die Möglichkeit hat, sich an den Absender zu wenden, sollten ebenso die Telefonnummer mit der entsprechenden Durchwahl und eine E-Mail Adresse angegeben werden. So erreichen Ihre Kunden direkt den richtigen Ansprechpartner!

Wenn Sie ganz klassisch einen Beleg aus Ihrem E-Mail Programm versenden, dann können Sie diese Informationen in den Signatureinstellungen hinterlegen. Versenden Sie die Belege direkt aus AGRARMONITOR? Dann ist das natürlich auch möglich. 

Haben Sie Fragen zu dem Thema? Wenden Sie sich gerne an ihren persönlichen Ansprechpartner!