Buchhaltung zukunftssicher gestalten
Von der Rechnung zur E-Rechnung
Ein korrektes und gut organisiertes Rechnungsmanagement ist für landwirtschaftliche Betriebe und Lohnunternehmen unverzichtbar. Es sorgt für finanzielle Transparenz, sichert die Liquidität und gewährleistet die Einhaltung steuerlicher sowie gesetzlicher Vorgaben.
Gerade im landwirtschaftlichen Alltag mit saisonalen Spitzen, vielen Geschäftspartnern und hohem Belegaufkommen ist eine strukturierte Buchhaltung entscheidend. Digitale Software-Lösungen wie AGRARMONITOR unterstützen dabei, Rechnungsprozesse übersichtlich, effizient und rechtssicher abzubilden.
Pflichtangaben auf Rechnungen
Damit eine Rechnung steuerlich anerkannt wird, müssen die Vorgaben des Umsatzsteuergesetzes eingehalten werden. Dazu gehören unter anderem der vollständige Name und die Anschrift des Rechnungsausstellers und des Rechnungsempfängers, die Steuernummer oder Umsatzsteuer Identifikationsnummer, das Rechnungsdatum, eine fortlaufende Rechnungsnummer sowie eine klare Beschreibung der gelieferten Waren oder erbrachten Dienstleistungen inklusive Menge und Art. Ebenso erforderlich sind der Leistungszeitpunkt, der Nettobetrag, der Umsatzsteuersatz, der Steuerbetrag und der Gesamtbetrag. Liegt eine Steuerbefreiung vor, muss diese eindeutig vermerkt sein.
Auch Kleinunternehmer sind zur Rechnungserstellung verpflichtet, dürfen jedoch keine Umsatzsteuer ausweisen und müssen auf ihre Umsatzsteuerbefreiung hinweisen. Fehlen Pflichtangaben oder sind diese fehlerhaft, kann das Finanzamt die Rechnung nicht anerkennen.
Ausgangs- und Eingangsrechnungen verwalten
In der Buchhaltung wird zwischen Ausgangsrechnungen und Eingangsrechnungen unterschieden. Ausgangsrechnungen werden vom landwirtschaftlichen Betrieb oder Lohnunternehmen selbst erstellt und an Kunden versendet. Sie dokumentieren erbrachte Leistungen oder gelieferte Waren und sind die Grundlage für Zahlungseingänge und die korrekte Abführung der Umsatzsteuer. Eine übersichtliche Verwaltung dieser Rechnungen ist entscheidend, um den Überblick über offene Posten und Zahlungseingänge zu behalten.
Eingangsrechnungen werden von Lieferanten oder Dienstleistern empfangen und müssen geprüft, verbucht und fristgerecht bezahlt werden. Gerade bei vielen Lieferanten und regelmäßig wiederkehrenden Leistungen sorgt eine digitale Lösung wie AGRARMONITOR für Transparenz, indem Rechnungen zentral erfasst und Zahlungsfristen überwacht werden.
“ Gerade bei vielen Lieferanten und regelmäßig wiederkehrenden Leistungen sorgt eine digitale Lösung wie AGRARMONITOR für Transparenz, indem Rechnungen zentral erfasst und Zahlungsfristen überwacht werden.“
Gutschriften korrekt und digital abbilden
Neben klassischen Rechnungen spielen auch Gutschriften in der landwirtschaftlichen Buchhaltung eine wichtige Rolle. Eine Ausgangsgutschrift wird häufig genutzt, wenn Unternehmen landwirtschaftliche Erzeugnisse wie Getreide oder Stroh von Landwirten ankaufen. In diesem Fall erstellt das Unternehmen die Gutschrift und rechnet den vereinbarten Betrag ab. Eingangsgutschriften werden hingegen von Lieferanten oder Dienstleistern ausgestellt, beispielsweise nach der Erbringung einer Transportleistung.
Auch Gutschriften unterliegen gesetzlichen Vorgaben und müssen vollständig und korrekt dokumentiert werden.
Digitale Buchhaltung mit E-Rechnung
Die Digitalisierung der Buchhaltung schreitet weiter voran, und die E-Rechnung wird zunehmend zum Standard. Ziel ist es, Verwaltungsaufwand zu reduzieren, Prozesse zu beschleunigen und Fehlerquellen zu minimieren. Eine E-Rechnung ist eine elektronische Rechnung in einem strukturierten und maschinenlesbaren Format, die automatisch von Buchhaltungs- und Finanzsystemen verarbeitet werden kann.
Im Gegensatz zu einfachen PDF-Dateien oder Papierrechnungen entfällt bei der E-Rechnung die manuelle Erfassung. Das spart Zeit, erhöht die Datenqualität und erleichtert die Archivierung erheblich. Gerade für landwirtschaftliche Betriebe und Lohnunternehmer mit vielen Rechnungen ist die Umstellung ein wichtiger Schritt zu einer effizienteren Buchhaltung. AGRARMONITOR unterstützt den Prozess der Digitalisierung, indem E-Rechnungen direkt erstellt, empfangen und weiterverarbeitet werden können.
Gesetzeskonforme Buchhaltung in der Landwirtschaft
In Deutschland ist die E-Rechnung bereits in Teilen verpflichtend. Seit 2020 müssen Rechnungen an öffentliche Auftraggeber im Format XRechnung übermittelt werden. Zusätzlich sind Unternehmen seit dem 01.01.2025 verpflichtet, E-Rechnungen empfangen zu können. Die Pflicht zur Ausstellung von E-Rechnungen betrifft Unternehmen und selbstständig Tätige mit Sitz in Deutschland, sofern sie steuerpflichtige Umsätze im inländischen B2B-Bereich erbringen und nicht unter die Kleinunternehmerregelung fallen.
Ab den Jahren 2027 beziehungsweise 2028 werden Papierrechnungen und einfache PDF-Dateien im inländischen B2B-Bereich nicht mehr den gesetzlichen Anforderungen entsprechen.
„AGRARMONITOR unterstützt den Prozess der Digitalisierung, indem E-Rechnungen direkt erstellt, empfangen und weiterverarbeitet werden können.„
DIE Software für Lohnunternehmen: AGRARMONITOR
Ein zukunftssicheres Rechnungsmanagement ist ohne digitale Unterstützung kaum noch wirtschaftlich umsetzbar. Die Software für Lohnunternehmen, AGRARMONITOR, vereint Rechnungsstellung, E-Rechnung, Gutschriften und Belegverwaltung in einer zentralen Softwarelösung, die speziell auf die Anforderungen von Landwirten und Lohnunternehmern zugeschnitten ist. Betriebe profitieren von automatisierten Prozessen, besserer Übersicht und der Sicherheit, alle gesetzlichen Vorgaben zuverlässig zu erfüllen. So wird Buchhaltung in der Landwirtschaft vom notwendigen Aufwand zu einem echten Unterstützer im betrieblichen Alltag.
