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Welche Vorgaben muss ein Geschäftspapier erfüllen?

Einheitlicher Schriftverkehr schafft Vertrauen

Ein Geschäftspapier gehört zu der Grundausstattung jedes Unternehmens –  es wird für Briefe, Rechnungen und Angebote verwendet und soll nicht nur Informationen vermitteln, sondern gleichzeitig das Lohnunternehmen oder den Ackerbaubetrieb nach außen repräsentieren. 

Werbeschriften, interne Briefe oder Lieferscheine gelten zwar nicht als Geschäftspapier, aber es empfiehlt sich auch hier für den Wiedererkennungswert ein einheitliches Papier zu verwenden. So ist der gesamte Schriftverkehr einheitlich und kann auf einen Blick dem Unternehmen zugeordnet werden. 

Ein ordentlich gestalteter Brief schafft Vertrauen und Seriosität. Dies wirkt sich positiv auf die Meinung Ihrer Kunden und Partner zu Ihrem Unternehmen aus. 

Doch welche Inhalte muss ein Geschäftspapier bindend enthalten und nach welcher DIN Vorgabe muss es gestaltet sein?

 

Pflichtangaben am Beispiel einer GmbH

Im Handelsregister eingetragene Unternehmen müssen bei der Gestaltung ihrer Geschäftsbriefe gesetzliche Vorschriften beachten. Die gesetzlichen Pflichtangaben sollen es den Geschäftspartnern ermöglichen, sich schon beim Beginn einer Geschäftsbeziehung übersichtlich über die wesentlichen Verhältnisse des Unternehmens zu informieren.

Gemäß § 35a GmbH-Gesetz müssen die Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH) und die Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) auf allen Geschäftsbriefen gleichviel welcher Form folgende Angaben machen:

  • die vollständige Firma der Gesellschaft in Übereinstimmung mit dem im Handelsregister eingetragenen Wortlaut    
  • die Rechtsform der Gesellschaft z.B. GmbH, Unternehmergesellschaft (haftungsbeschränkt) oder UG (haftungsbeschränkt) 
  • der Sitz der Gesellschaft 
  • das Registergericht des Sitzes der Gesellschaft (z. B. Amtsgericht Musterstadt) 
  • die Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist
    (z. B. HRB 50 000) 
  • alle Geschäftsführer, d.h. auch Notgeschäftsführer und stellvertretende Geschäftsführer, mit dem Familiennamen und mindestens einem ausgeschriebenen Vornamen

Trotz der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien sollte ein Geschäftspapier auch immer Platz für das individuelle Corporate Design bieten.

Briefpapiergestaltung nach DIN 5008-Norm

In Deutschland werden Geschäftspapiere in der Regel nach der DIN-Norm 5008 erstellt.  Generell geht man beim Briefbogen vom Format DIN A4 (210 mm x 297 mm) im Hochformat aus, da man die Korrespondenz so in genormte Ringordner oder Hefter archivieren kann.

Die Adresse des Empfängers befindet sich links, damit der Brief optimal in einen standardisierten Fensterbriefumschlag passt.

In der DIN Norm sind weiterhin gewisse Abstände und Positionen, beispielsweise für die Absenderadresse, Faltmarken oder die Adresszeilen definiert. 

In AGRARMONITOR wird jedes Briefpapier analog der DIN 5008-Norm angelegt. Trotz der gesetzlichen Vorgaben und Richtlinien sollte ein Geschäftspapier auch immer Platz für das individuelle Corporate Design bieten. Hier sind der Gestaltung keine Grenzen gesetzt – ein dezentes Wasserzeichen, farbige Falzmarken oder großflächige Hintergrundgrafiken. Auch mit der Position des Logos kann ein individuelles Design geschaffen werden.

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